Entreprises, administrations… la solution du box de self-stockage pour l’archivage de vos documents.
Classer et conserver au mieux vos archives papier :
Le classement et l’archivage de vos documents papiers sont des tâches non négligeables. Une entreprise se doit de conserver tout document émis ou reçu dans l’exercice de son activité, et ce, pendant une durée minimale suivant la nature des pièces administratives.
Quelques exemples de types de classement :
Le classement chronologique va permettre de remonter dans le temps. Il est alors effectué à partir de la date d’émission ou de réception d’un document. Par exemple, il se révèle être utile pour les factures clients ou encore pour les papiers bancaires.
Le classement alphabétique consiste à classer les documents en respectant la suite logique des lettres de l’alphabet en fonction de données, comme par exemple les lieux, les noms des villes ou des personnes.
Le classement thématique, a pour but de regrouper les dossiers par rubriques, en fonction de leur contenu ou de leur sujet. Ainsi, les papiers concernant un chantier ou projet précis, seront classés dans une même boite, dans un dossier ou encore dans un classeur. La consultation et la recherche d’informations sont alors facilitées.
C’est en fonction des besoins de votre société que tel ou tel type de classement s’imposera à vous.
Délai de stockage des documents à archiver :
Une entreprise a une obligation de conservation de ses archives. Elle se doit de conserver tout document émis ou reçu dans l’exercice de son activité sur des durées allant de quelques années à plusieurs dizaines d’années.
Par exemple, pendant 10 ans à partir de la clôture de l’exercice, devront être conservés les documents comptables tels que : (livre journal et grand livre, livre d’inventaire, les bons de commande, de livraison, les factures clients et fournisseurs …).
Quelle que soit la méthode retenue, classer c’est concevoir une organisation de l’information, permettant de savoir dans quel dossier ranger et surtout rechercher un document. En outre, il est important et impératif de sécuriser vos archives en les entreposant dans un endroit sûr et adapté.
Conserver et stocker vos archives en toute sécurité chez Espace en Plus :
Une fois que vous aurez déterminé quels sont les documents administratifs dont la conservation est obligatoire, il ne vous restera plus qu’à procéder à leur conditionnement et à les entreposer en lieu sûr.
Bien conserver vos archives :
Avant de passer à l’archivage de vos documents, vous devrez penser à retirer : les agrafes, les trombones, les élastiques, les pochettes en plastique… afin de ne pas altérer le papier et l’encre.
Aussi, pour protéger au mieux vos archives papier contre toutes dégradations, nous vous conseillons d’utiliser du matériel adapté comme : les chemises et les sous-chemises cartonnées et les boites et conteneurs d’archives en carton. Il faudra veiller à les remplir de façon convenable afin d’éviter un surpoids et que la manipulation et la manutention en deviennent trop compliquées.
Stocker vos archives en lieu sûr chez Espace en Plus :
Vous n’avez plus de place dans vos locaux professionnels ? Vous souhaitez mettre vos documents administratifs à l’abri du vol ou d’éventuelles dégradations ? Louez un box pour stocker vos archives vous permettra de gagner de l’espace au sein de votre entreprise.
Votre box individuel est le meilleur espace de stockage pour la conservation de vos documents papiers. Dès que la location commence, vous avez le pouvoir de l’aménager comme vous le souhaitez, en respectant certaines règles. Vous aurez la possibilité de l’équiper avec des étagères autoportantes par exemple, car il est déconseillé de poser des cartons à même le sol, le mieux étant de les entreposer sur des étagères. Chez Espace en Plus, votre box est accessible de 6h à 22h et 7j/7 et vous retrouverez vos dossiers en bon état. L’accessibilité contrôlée, vous permettra de sélectionner le ou les salariés qui auront l’autorisation d’accéder au box.
Notre centre de self-stockage est propre, sûr et il est équipé d’un système de vidéosurveillance 24h/24. Les bâtiments sont sous alarme et tous les accès sont tracés. Notre gardien est présent sur site la nuit.
En d’autres termes, vos archives sont en sécurité et protégées contre le vol, les incendies …
Un classement bien réalisé et adapté à votre activité vous permettra de gagner du temps et d’éviter toute anxiété dans la recherche d’un document important. Les papiers devront être rangés de façon logique et à l’aide de matériel adapté. L’archivage passe également par le lieu d’entreposage de vos dossiers et Espace en Plus se révèle être la solution idéale pour les conserver jusqu’au délai requis.
